Документооборот при помощи программ

Документооборот при помощи программ

 

В современных условиях системы электронного документооборота (СЭД) все больше приобретают статус обязательного элемента IT инфраструктуры. Благодаря таким системам промышленные предприятия и коммерческие компании повышают эффективность своей деятельности. Тогда как в государственных учреждениях внедрение технологий СЭД позволяет решать задачи, связанные с внутренним управлением, взаимодействием с населением, а также межведомственным взаимодействием.

Система электронного документооборота

Несмотря на то, что СЭД (СЭДО) является общепризнанной аббревиатурой, также еще используются САД (или же система автоматизации делопроизводства) либо САДО (или система автоматизации документооборота).

Если обратиться к Википедии, можно сказать, что СЭД представляет собой организационно-техническую систему, которая позволяет обеспечить процесс создания, последующего распространения, а также управления доступом к электронным документам в компьютерных сетях. К тому же СЭД выступает в качестве «контролирующего органа» над потоками документов, обращающимися в организации.

Первоначально такого рода системы выступали только в качестве инструмента автоматизации задач в классическом делопроизводстве. Тем не менее, со временем они стали выполнять больший перечень задач. На сегодняшний день разработка системы электронного документооборота подразумевает решение не только таких задач, как работа с корреспонденцией и документами организационно-распорядительного характера, но также и работа с разнообразными документами, которые касаются внутреннего функционирования компании (кадровые документы, справочная, проектная и нормативная документация, договора и т.д.).

Помимо этого СЭД может помочь в решении прикладных задач, где в качестве главной составляющей выступает работа с документацией, представленной в электронной форме. Например, это может быть контроль над взаимодействием с клиентами, приведение работы сервисной службы в автоматический режим, обработка обращений населения, осуществление процесса организации проектного документооборота и т.д.

Иными словами, на сегодняшний день систему электронного документооборота можно отнести к числу любых информационных систем, которые позволяют обеспечить работу с документами в электронной форме.

В качестве потребителей технологий систем электронного документооборота выступают самые разные по специфике и масштабу деятельности предприятия. Тем не менее, ключевым потребителем все также является государственный сектор (около 30%). Что немаловажно, на интересе, который проявляет государство к СЭД, и базируется устойчивость такого рода рынка. И даже условия кризиса не помешали его развитию.

Разработчики СЭД

При выборе решения, которое относится к системам электронного документооборота, у заказчика есть возможность рассмотреть разнообразные варианты. Это может быть коробочное решение, заказная разработка либо же решение, базирующееся на определенной платформе. Как правило, российские разработчики своим клиентам предлагают уже готовые решения, тогда как западные являются поставщиками платформ, на основе которых можно реализовать проектные решения, а также разработки на заказ.

Компания Cognitive Technologies, предлагающая систему Е1 Евфрат

Если говорить о статистике, то 95% от общей структуры рынка по внедрению проектов систем электронного документооборота приходится именно на долю разработчиков России. В качестве одного из объяснения такому положению дел выступает то, что специфика работы с теми или иными документами, которая базируется на отечественных традициях (устоях) управления, в России все также сильна.

Решения, которые предлагает компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС)

Нужно выделить, что некоторые поставщики стали предоставлять заказчикам СЭД в режиме Software as a Service (SaaS). Тем не менее, такой подход все еще проявляется в форме знакомства с теми возможностями, которые предлагает система, а не выступает в качестве реального подхода к автоматизации документооборота. Связано это с тем, что для начала необходимо выявить надежность и качество каналов связи, а также установить между сторонами более доверительные отношения.

Enterprise content management

Системы класса Enterprise content management (ECM) – это тренд, который в настоящее время находится на стадии формирования. Они представляют собой способ управления информационными ресурсами организации или же способ управления корпоративной информацией.

Компания «КОРУС Консалтинг», предлагающая решения на платформе EMC Documentum

Документооборот в концепции ECM рассматривается в качестве одной из задач обеспечения работы, связанной с корпоративной информацией. В основном сторонниками такого подхода являются западные разработчики. Но, несмотря на то, что спрос на такого рода технологии в России только формируется, многие отечественные СЭД включают в себя некоторые компоненты ECM, среди которых управление документами и их образами, хранение документов длительный период времени, Workflow или управление работы, поделенной на потоки, а также работа с документами коллективного характера. Технологии СЭД отличаются от ECM, так как в последней более глубоко проработаны вопросы управления веб- и мультимедиа-контентом.

Компания DIRECTUM, предлагающая систему DIRECTUM класса ECM

СЭД в России

Среди наиболее распространенных систем электронного документооборота в России можно выделить:

• Directum
• Globus Professional
• DocsVision
• 1С:Документооборот
• ДЕЛО
• PayDox
• ЕВФРАТ
• Босс-референт
• МОТИВ

Государство и СЭД

За период 2009-2010 годов в России со стороны государства началась реализация ряда глобальных инициатив, которые связаны с организацией электронного взаимодействия, проявляющегося в официальном виде, между государством, бизнесом и населением. Направлены эти инициативы на увеличение процента проникновения ИТ в разные аспекты, конечно, не только государственной, но также и общественной жизни. Сюда можно отнести утверждение перечня услуг, предоставляемых государством населению посредством интернета, а также утверждение положений о функционировании системы межведомственного документооборота. Именно это и стало первым важным шагом на пути реализации концептуальной системы «электронного правительства».

Немаловажно, что вопрос, касающийся правовой базы электронного документа, все также остается открытым. На сегодняшний день деятельность его участников регламентируется ГОСТ, положениями, а также законами о применении ЭЦП (электронно-цифровой подписи) и о ИТ, а также инструкциями по архивному делу и делопроизводству.

В результате получается, что на уровне государственного регулирования определены порядок и правила работы с документами, а также существуют требования, направленные на обеспечение безопасности такого рода систем, но в законодательстве так и не зафиксирован правовой статус самого электронного документа.